Praca Interim Managera niezależnie jaką ma pozycję w strukturach firmy, sprowadza się do optymalizacji procesów i transferu Dobrych Praktyk. Nie jest to łatwe zadanie, szczególnie, jeśli działamy pod presją czasu i szybkich efektów. Poniższy artykuł jest subiektywnym podsumowaniem praktyka i obserwatora współpracującego z kilkoma większymi i mniejszymi organizacjami opisującym jak można usprawnić procesy decyzyjne w firmie.
Struktura organizacyjna firmy ma bezpośrednie przełożenie na jej wyniki finansowe. Doświadczeni prezesi mają świadomość powyższego faktu i jak wskazują badania prawie połowa wszystkich CEO inicjuje restrukturyzację firmy w ciągu dwóch pierwszych lat swej kadencji. Niestety w większości przypadków zmiany nie przynoszą pożądanych efektów biznesowych. Jednym z powodów takiego stanu rzeczy jest nieskuteczne utrwalenie zaplanowanych zmian. Pracownicy nie rozumiejąc ich celu i sensu często ignorują procedury i zalecenia zarządu woląc robić wszystko po staremu. Postawa taka wynika z ogólnej niechęci ludzi do zmian. By uniknąć porażki w restrukturyzacji zarządzaną organizacją należy:
- Przeprowadzić audyt decyzyjny
- Zbudować struktury podporządkowane potrzebom decyzyjnym
- Przetestować zmiany i utrwalić je
- Wdrożyć system zarządzania procesami biznesowymi
Budowa procesów biznesowych nie jest łatwym zadaniem, ponieważ każda firma ma swój własny unikalny łańcuch wartości, strategię rywalizowania na rynku oraz zastałe nieformalne grupy wpływów. Dopiero zdiagnozowanie tych trzech obszarów pozwala świadomie zarządzać procesami biznesowymi. Decyzja czy np. organizacja rezygnuje z globalnej struktury macierzowej pionów funkcyjnych i geograficznych czy wręcz przeciwnie chce ją wzmocnić jest decyzją kluczową dla rozwoju i przetrwania firmy. Przeprowadzając własny audyt decyzyjny warto wziąć pod uwagę dwa newralgiczne rodzaje węzłów decyzyjnych: podejmowanie dużych decyzji strategicznych, które pociągają za sobą poważne konsekwencje biznesowe (np. kupno nowej technologii lub linii produkcyjnej) oraz miejsca gdzie podejmowane są drobne, rutynowe decyzje. O ile do strategicznych decyzji organizacja zazwyczaj podchodzi ostrożnie poświęcając im należytą uwagę o tyle drobne decyzje operacyjne bywają lekceważone. Tymczasem to skuteczność i szybkość podejmowania drobnych, rutynowych decyzji przez menadżerów liniowych sumując się powoduje istotne dla firmy konsekwencje.
Nowoczesne platformy IT typu BPM (Bussines Proces Management) pozwalają w łatwy sposób stworzyć prosty i przejrzysty dla szeregowego pracownika system procesów decyzyjnych, które można testować, wdrażać i mierzyć bez rujnujących firmę inwestycji trwających wiele miesięcy. Zmiana podejścia do zarządzania procesami w firmie pozwoliła wdrożyć spójne procedury oraz Najlepsze Praktyki we wszystkich spółkach zależnych. Co więcej ponieważ platforma typu BPM pozwala wymusić przestrzeganie standardów dobrego procesowania uwzględniając specyfikę lokalnych rynków, branż i potrzeb spółek zależnych. Dzięki takiemu podejściu złożona organizacja zostaje rozbita na dające się zarządzać części, procesy – co zapewnia przejrzystość ról i chroni firmę przed rozmyciem odpowiedzialności za podejmowanie i wykonywanie nawet najdrobniejszych decyzji.
Najtrudniejszym zadaniem w projektowaniu procesów biznesowych jest ustalenie konkretnych uprawnień decydentów tak by proces nie miał wąskich gardeł a jednocześnie by odzwierciedlał on proces decyzyjny i strukturalny firmy. Jest to proces zazwyczaj długotrwały, lecz może być on skutecznie wspierany przez narzędzia IT. Każda zmiana struktury może pociągać za sobą konieczność modyfikowania uprawnień decyzyjnych, przepływu informacji i dokumentów oraz mierników wydajności i procesów. Skostniały system BPM tworzony często specjalnie dla konkretnej firmy uniemożliwia szybkie zmiany i testowanie ich efektów w czasie rzeczywistym. Rozwiązania takie z czasem stają się balastem dla organizacji uniemożliwiającym jej dostosowywanie się do zmieniających się warunków rynkowych
Dzisiejsze struktury korporacyjne bywają bardzo skomplikowane, dlatego nie są elastyczne na zmiany. Niektóre struktury firmowe a co za tym idzie procesy biznesowe zakorzenione są w rozwiązaniach z lat 80 zeszłego stulecia i nie uwzględniają obecnych warunków rynkowych. Trudno jest ten stan rzeczy zmienić jednym podpisem, ryzykownie jest wprowadzać globalne zmiany nie mając pewności jak one wpłyną na procesy biznesowe. O wiele mądrzej jest zmieniać organizację partiami jednocześnie monitorując odpowiednimi narzędziami jak zmiany te wpływają na najdrobniejsze procesy w firmie. Podejście takie do biznesu pozwala testować różne rozwiązania procesowe często bez świadomości pracowników, ze są częścią testu. Pozwala to optymalizować firmę bez odrywania pracowników od ich podstawowych obowiązków.
