Dlaczego szef nie czyta Twoich e-maili?

FacebookTwitterLinkedInMessenger
Spis treści:

Nie marnuj czasu czekając na odpowiedź na Twój mail!

Wiele można znaleźć poradników na temat pisania dobrych e-maili skierowanych do klienta, natomiast zaskakująco mało można znaleźć porad jak zwiększyć skuteczność reakcji na #e-mail wysłany wewnątrz firmy?. Jako doświadczony Interim Manager realizujący projekty w bardzo różnorodnych firmach zebrałem w jednym miejscu wypracowane Dobre Praktyki w tym względzie, które można zastosować od zaraz. Mam świadomość, że poniższa lista nie wyczerpuje tematu i zachęcam do dzielenia się swoimi doświadczeniami i praktykami w tej delikatnej materii.

Na wstępie trzeba zauważyć, że pisemna forma komunikacji jest znacznie gorsza od formy mówionej. Jeśli tylko masz taką możliwość, lepiej jest porozmawiać z zainteresowaną osobą osobiście niż wysyłać jej e-mail. E-mail z natury rzeczy nie oddaje intencji, emocji, nie pozwala szybko wyjaśnić sobie nieporozumienia lub przekłamania w komunikacji. Z drugiej strony kontakt osobisty nie zawsze jest to możliwy ze względu na ograniczenia geograficzne lub czasowe. Pamiętając o ograniczeniach e-maili oraz o oczywistej prawdzie, że źle sformułowany, niedokładny, lub chaotyczny e-mail nie tylko źle świadczy o wysyłającym, ale także pozostaje we skrzynce pocztowej na długo – warto pamiętać o poniższych zasadach.

Pomyśl kto musi, kto powinien a kto może otrzymać Twój mail.

Wiele e-maili w firmowej rzeczywistości wysyłanych jest „na wszelki wypadek” lub z przyzwyczajenia. Pomyślcie ile dzisiaj otrzymaliście wiadomości na temat którym nie jesteście zainteresowani. Z drugiej strony przypomnijcie sobie jak się czujecie, gdy istotna dla waszej pracy informacja nie dociera do Was. Zastanawiając się komu wysłać dany e-mail warto podzielić sobie odbiorców na 4 grupy:

  1. tych, którzy muszą go dostać – pominięcie kogoś z tej listy może spowodować, że wysłany mail nie odniesie pożądanego skutku
  2. tych, którzy powinni go dostać – w każdej organizacji są osoby, które z powodów politycznych lub zwyczajowych nie powinno się pomijać. Mimo, że bezpośrednio nie dotyczy ich treść e-maila z różnych powodów jeśli będą na liście odbiorców prawdopodobieństwo szybkiej reakcji na wysłany mail gwałtownie się zwiększa. Do grupy tej może należeć bezpośredni przełożony Twój lub kolegi z innego działu, osoba będąca „szarą eminencją” w firmie itp.
  3. tych, którzy mogą go otrzymać – jest to grupa osób, do których lepiej nie wysyłać e-maila. Nie tylko zaśmiecamy im skrzynkę pocztową, ale jeszcze narażamy się na uwagi osób niewprowadzonych w temat.
  4. tych, którzy nigdy nie powinni dostać Twojego maila. Pomijając oczywiste pomyłki, gdy szeregowy pracownik dostaje maila z informacją o wysokości podwyżek współpracowników – zdąża się, że pewne osoby nie są Ci życzliwe i otrzymaną wiadomość mogą wykorzystać na Twoją niekorzyść np. sabotażując projekt.

Tytuł jak okładka książki

Choć stare przysłowie mówi, że „nie ocenia się książki po okładce” faktem jest, że naszym dominującym zmysłem jest wzrok. Tytuł decyduje o tym czy Twój e-mail zostanie otwarty i przeczytany. Na własne potrzeby wypracowałem jak sądzę skuteczny kod stosowany w tytułach e-mali. Każdą wiadomość zaczynam od oczekiwanej reakcji odbiorcy, swoistych słów kluczowych. Są to:

  1. Info – wiadomość jak sama nazwa wskazuje wysyłana jest do wiadomości i nie wymaga żadnej reakcji. Tego typu maile często wysyłam by podsumować postęp pracy danego projektu. Przykład: Info – w dniach 24-25.12.2016 jestem na urlopie.
  2. Decyzja – tak zaczynające się wiadomości jednoznacznie informują, że odbiorca powinien podjąć decyzję w jakimś temacie. Jeśli decyzja została podjęta i chcemy powiadomić o niej pozostały zespół słowo kluczowe zmieni się na „Info”. Przykład: Decyzja – akceptacja strategii marketingowej.
  3. Akceptacja – pozornie wiadomość tak rozpoczynająca się niewiele się różni od „Decyzji”, jednak jest tu subtelna aczkolwiek istotna różnica. W ten sposób podpisuję e-maile, gdy potrzebna jest formalna akceptacja poprzednio ustalonych uzgodnień. Przykład: Akceptacja – zamówienie materiałów reklamowych.
  4. Prośba – słowo to ma potężną moc, gdy chcemy zachęcić do zrobienia czegoś osoby, które mają potrzebne nam kompetencje jednak dana czynność nie leży w ich obowiązkach służbowych. Przykładem może być prośba o weryfikację treści reklamy pod względem merytorycznym przez np. kierownika działu jakości. Mail taki może być zatytułowany następująco: Prośba – weryfikacja merytoryczna testu na www.
  5. Podsumowanie – tak zatytułowany e-mail będzie krótkim podsumowaniem spotkania zespołu lub co ważniejsze ustaleń przełożonego. Osobiście e-maile tego typu najczęściej wysyłam w 3 przypadkach:
    1. Podsumowanie roboczego spotkania, jeśli byłem jego organizatorem lub protokólantem. Najczęściej wiadomość taka będzie zawierała usystematyzowany dokument informujący o decyzjach, terminach i odpowiedzialnych osobach.
    2. Podsumowania z szefem. Zazwyczaj pracuję z członkami zarządu, są to osoby zapracowane i nie mające często czasu na szczegółowe tłumaczenia jakiś zagadnień. Dobrą praktyką jest po każdym spotkaniu z taką osobą wysłać jej krótkie podsumowanie rozmowy. Dzięki temu nie tylko będziemy mogli wrócić za jakiś czas do ustaleń, ale jednocześnie upewnimy się czy dobrze zrozumieliśmy oczekiwania np. prezesa.
    3. Podsumowanie rozmowy z podwładnym – przypadek ten jest podobny do rozmowy z szefem, z tą różnicą, że to podwładny przesyła maila podsumowującego naszą rozmowę. Praktyka taka ma kilka zalet, choćby to, że oszczędza czas przełożonemu oraz pozwala się szybko zorientować czy podwładny dobrze zrozumiał czego się od niego oczekuje.

8 godzinne szkolenie z komunikacji biznesowej – poznaj Dobre Praktyki i zwiększ swoją skuteczność!

Spójne nazewnictwo tytułów poczty elektronicznej zaczynająca się os słowa kluczowego dodatkowo pomaga szybko sortować otrzymane wiadomości oraz łatwo tworzyć reguły pocztowe. Pamiętaj każde ułatwienie upraszczające odszukanie Twojej wiadomości zwiększa szanse jej przeczytania. Kolejnym ważnym elementem skutecznych e-maili służbowych jest ich struktura i klarowność, ale to już temat na inny wpis. Tymczasem zapraszam Cię na szkolenie z korespondencji biznesowej. 

Pamiętaj, aby podzielić się tym artykułem!

FacebookTwitterLinkedInMessenger
Umów się na konsultacje!

Niezależnie od tego czy jesteś mikro-firmą czy globalną korporacją warto skorzystać z doświadczenia osoby z zewnątrz. Możemy umówić się na rozmowę online – to nic nie kosztuje.

 

Skontaktuj się!