Marketing to nieustanne projekty. Tymczasem dobrze zaprojektowany projekt marketingowy to twoja droga do sukcesu. Twoja droga do spokoju i działania zawsze zgodnie z planem i na czas.

Niezależnie czy jest to typowy czy unikalny projekt, bez skutecznego zarządzania projektami marketingowymi terminy będą się przesuwać a komfort pracy będzie się systematycznie pogarszać. Ostatecznie Twoja pozycja w firmie może ucierpieć.

Dlaczego projekty marketingowe powodują wiele frustracji?

Zarządzając wieloma projektami marketingowymi w ramach Interim Managementu zauważyłem 5 najczęściej pojawiających się barier skutecznie utrudniających realizację projektu. Są to:

1. Brak jasności
2. Brak zasobów
3. Brak czasu
4. Brak elastyczności
5. Brak planowania

Z każdą z tych barier można radzić sobie w inny sposób. Pozwój, że w tym artukule podzielę się z Tobą swoim doświadczeniem i wiedzą.

Brak jasności w marketingu

Ogólny cel jest najważniejszą i najczęstszą przeszkodą w skutecznym zarządzaniu projektami marketingowymi. Niezależnie od tego, czy chodzi o niejasne cele, obowiązki, kierunek działania, terminy, standardy – brak precyzyjnego celu potrafi położyć każdy projekt. Zbyt ogólne cele rodzą chaos, frustrację, zamieszanie i dezorganizację w efekcie przekraczanie terminów i niejasność w ocenie działań marketingu.

Skąd się bierze brak jasnych celów w marketingu?

Najczęściej brak jasności wynika z braku komunikacji, pośpiechu i… życzeniowego podejścia do biznesu. Błędy komunikacyjne takie jak niejasności (oczekuję od Ciebie kreatywności, nie wychodzącej poza standardy branży), sprzeczności w oczekiwaniach (zróbmy kampanię w TV za 30 000 zł), czy świadome ukrywanie informacji (ciekawe czy zgadnie co mam na myśli?) , prowadzą do niejasnych celów i działań. Jednym z powodów związanych z takim podejściem może być brak znajomości specyfiki pracy marketingu lub brak strategii biznesowej.

Rozwiązanie: Komunikacji wewnątrz działu lub pomiędzy działami nigdy za dużo. Nie myl komunikacji z niekończącymi się spotkaniami. Przed spotkaniem zawsze wysyłaj agendę. Zadbaj, by każdy miał linki do zasobów potrzebnych do projektu. Regularnie organizuj odprawy.

Brak zasobów, czyli co powinieneś mieć a nie masz?

Zasoby projektowe to wszystko, co jest wymagane do wykonania pracy — są to ludzie, narzędzia, materiały, sprzęt, programy komputerowe itp. Brak odpowiednich narzędzi i robienie wielu rzeczy metodą chałupniczą zazwyczaj kończy się katastrofą.

W przypadku projektów marketingowych najczęstsze zasoby to ludzie i  narzędzia. Niestety same zasoby to nie wszystko, powinny one działać jak drużyna – sprawnie, w jednym kierunku, w oparciu o wspólne dane.  Twój marketer nie ma konta na Linkedin lub na Facebooku? (Tak, znam takie przypadki!) No to masz problem. Jeden z Twoich copywriterów marketingowych bierze dwutygodniowe wakacje tuż przed rozpoczęciem kampanii? No to masz powód do paniki.

Rozwiązanie: Planuj z wyprzedzeniem. Oceń zasoby (ludzie, narzędzia, materiały, czas itp.) w całym cyklu życia projektu. Szukaj luk. Wypełnij je proaktywnie. Poproś zespół o współtworzenie planu projektu – zdziwisz się ilu elementów nie wziąłeś pod uwagę.

Brak czasu – skąd się to bierze?

Istnieje inny rodzaj zasobu, który jest niezbędny dla projektu, mam na myśli czas. Projekty wymagają czasu. Ale kiedy Ty i Twój zespół żonglujecie kilkoma projektami marketingowymi czas staje się najcenniejszym zasobem, Oczywiście można zgrywać nieustannie zabieganego bohatera, który nieustannie gasi pożary ratując zespół – tylko po co? Każdy projekt, także marketingowy ma nieprzekraczalne terminy dlatego, ​​zarządzanie czasem ma kluczowe znaczenie dla każdego kierownika projektu marketingowego. Szybko zbliżające się terminy zmniejszają maksymalny dostępny nam czas na wykonanie zadania lub projektu. Nakładające się projekty o sprzecznych terminach powodują poczucie chaosu i pośpiechu – a w takich warunkach pomyłki są pewne.

Rozwiązanie: Oceń czas poświęcony na każde zadanie w swoich projektach korzystając z odpowiednich metodologii (więcej znajdziesz tutaj i tutaj. )Upewnij się, że osoby współpracujące będą mogły poświęcić Ci odpowiednią ilość czasu. W czasie sezonu sprzedaży raczej nie licz na zaangażowanie i pomoc ze strony handlowców.  Sprawdź, czy nie pokrywają się różne projekty i terminy. Na wszelki wypadek dopasuj swoje terminy.

Brak zmian, tak zaplanowaliśmy więc tak działamy!

Przez cały cykl życia projektu marketingowego możesz uczyć się, co działa, a co nie. Przez cały czas warto identyfikować procesy i przepływy pracy, które muszą ulec zmianie, aby kolejny projekt zakończył się sukcesem. Na przykład może się okazać, że przepływ pracy związany z uruchomieniem nowej kampanii marketingowej ma tylko jednoetapowy proces zatwierdzania — tymczasem dwuetapowy proces zatwierdzania zagwarantowałby większą jakość wszystkich składników kampanii. Aby pomóc w zainicjowaniu tej zmiany, warto dokumentować procesy i nanosić na nie zmiany.

Zespół jednak nie zawsze jest otwarty na tę zmianę. Zmiana zachowania jest trudna, nawyki trudno przełamać. Aby Twoje ulepszenia naprawdę się utrzymały i miały pozytywny wpływ na Twoje projekty, potrzebujesz wsparcia i zaangażowania swojego zespołu w zmiany. Narzędziem pomocnym w tym przypadku jest metodologia Message House.

Rozwiązanie: Kontroluj i udokumentuj procesy. Zaangażuj zespół w projekt tak, by się z nimi identyfikowali. Nie jest to łatwe, ale przy odpowiedniej wiedzy i umiejętnościach przestaje być tylko pobożnym życzeniem.

Marketing musi być kreatywny i elastyczny, więc nie ma sensu planować!

Jak mówi powiedzenie: „Niepowodzenie w planowaniu to planowanie niepowodzenia”. Muszę się przyznać, że sam długo nie wierzyłem, że kampanie marketingowe można zarządzać jak projektami dopóki nie zacząłem robić projektów Interim Managera dla firm z branży IT. Firmy IT są mistrzami w planowaniu projektów!

Czasami menedżerowie projektów marketingowych nie otrzymują wszystkich informacji potrzebnych do dokładnego zaplanowania projektu. Czasem planują najlepszy scenariusz i zapominają o tworzeniu planów zapasowych. Jasno określ wymagania dotyczące projektu, planuj obchodzenie potencjalnych przeszkód, angażuj innych interesariuszy i upewnij się, że planowanie odbywa się przed rozpoczęciem.

Rozwiązanie: Nie rozpoczynaj projektu, dopóki nie zdobędziesz pełnej informacji niezbędnej do jego zaplanowania. Poproś o informacje, których może brakować. Utwórz plan zapasowy, zaplanuj poduszki czasowe.

Im większa trudność, tym większa chwała

„Im większa przeszkoda, tym większa chwała w jej pokonaniu”. – Jean-Baptiste Poquelin (alias Molier)

Przeszkody. Bariery. Wyzwania. Niedoinformowanie. Jakkolwiek chcesz je nazwać, są faktem w życiu i pracy. Bez względu na to w jakiej firmie pracujesz, w końcu się z nimi zetkniesz. Pewnie częściej i szybciej w mniejszych firmach niż w korporacjach –  jest swego rodzaju paradoks. Zarządzanie projektami marketingowymi niemal gwarantuje, że natkniesz się na pięć powyższych barier, ale jest ich znacznie więcej.

Potrzebujesz więcej wskazówek, jak tworzyć efektywne procesy i żonglować kilkoma projektami marketingowymi? A może chcesz byśmy wspólnie zaprojektowali ważny dla Ciebie projekt marketingowy? Chętnie podzielę się z Tobą na warsztatach swoją wiedzą i doświadczeniem.