Marketing to nieustanne projekty. Tymczasem dobrze zaprojektowany projekt marketingowy to twoja droga do sukcesu. Twoja droga do spokoju i działania zawsze zgodnie z planem i na czas.
Niezależnie czy jest to typowy czy unikalny projekt, bez skutecznego zarządzania projektami marketingowymi terminy będą się przesuwać a komfort pracy będzie się systematycznie pogarszać. Ostatecznie Twoja pozycja w firmie może ucierpieć.
Dlaczego projekty marketingowe powodują wiele frustracji?
Zarządzając wieloma projektami marketingowymi w ramach Interim Managementu zauważyłem 5 najczęściej pojawiających się barier skutecznie utrudniających realizację projektu. Są to:
- Brak jasności
- Brak zasobów
- Brak czasu
- Brak elastyczności
- Brak planowania
Z każdą z tych barier można radzić sobie w inny sposób. Pozwój, że w tym artukule podzielę się z Tobą swoim doświadczeniem i wiedzą.
Brak jasności w marketingu
Ogólny cel jest najważniejszą i najczęstszą przeszkodą w skutecznym zarządzaniu projektami marketingowymi. Niezależnie od tego, czy chodzi o niejasne cele, obowiązki, kierunek działania, terminy, standardy – brak precyzyjnego celu potrafi położyć każdy projekt. Zbyt ogólne cele rodzą chaos, frustrację, zamieszanie i dezorganizację w efekcie przekraczanie terminów i niejasność w ocenie działań marketingu.
Skąd się bierze brak jasnych celów w marketingu?
Najczęściej brak jasności wynika z braku komunikacji, pośpiechu i… życzeniowego podejścia do biznesu. Błędy komunikacyjne takie jak niejasności (oczekuję od Ciebie kreatywności, nie wychodzącej poza standardy branży), sprzeczności w oczekiwaniach (zróbmy kampanię w TV za 30 000 zł), czy świadome ukrywanie informacji (ciekawe czy zgadnie co mam na myśli?) , prowadzą do niejasnych celów i działań. Jednym z powodów związanych z takim podejściem może być brak znajomości specyfiki pracy marketingu lub brak strategii biznesowej.
Rozwiązanie: Komunikacji wewnątrz działu lub pomiędzy działami nigdy za dużo. Nie myl komunikacji z niekończącymi się spotkaniami. Przed spotkaniem zawsze wysyłaj agendę. Zadbaj, by każdy miał linki do zasobów potrzebnych do projektu. Regularnie organizuj odprawy.
Brak zasobów, czyli co powinieneś mieć a nie masz?
Zasoby projektowe to wszystko, co jest wymagane do wykonania pracy — są to ludzie, narzędzia, materiały, sprzęt, programy komputerowe itp. Brak odpowiednich narzędzi i robienie wielu rzeczy metodą chałupniczą zazwyczaj kończy się katastrofą.
W przypadku projektów marketingowych najczęstsze zasoby to ludzie i narzędzia. Niestety same zasoby to nie wszystko, powinny one działać jak drużyna – sprawnie, w jednym kierunku, w oparciu o wspólne dane. Twój marketer nie ma konta na Linkedin lub na Facebooku? (Tak, znam takie przypadki!) No to masz problem. Jeden z Twoich copywriterów marketingowych bierze dwutygodniowe wakacje tuż przed rozpoczęciem kampanii? No to masz powód do paniki.
Rozwiązanie: Planuj z wyprzedzeniem. Oceń zasoby (ludzie, narzędzia, materiały, czas itp.) w całym cyklu życia projektu. Szukaj luk. Wypełnij je proaktywnie. Poproś zespół o współtworzenie planu projektu – zdziwisz się ilu elementów nie wziąłeś pod uwagę.
Brak czasu – skąd się to bierze?
Istnieje inny rodzaj zasobu, który jest niezbędny dla projektu, mam na myśli czas. Projekty wymagają czasu. Ale kiedy Ty i Twój zespół żonglujecie kilkoma projektami marketingowymi czas staje się najcenniejszym zasobem, Oczywiście można zgrywać nieustannie zabieganego bohatera, który nieustannie gasi pożary ratując zespół – tylko po co? Każdy projekt, także marketingowy ma nieprzekraczalne terminy dlatego, zarządzanie czasem ma kluczowe znaczenie dla każdego kierownika projektu marketingowego. Szybko zbliżające się terminy zmniejszają maksymalny dostępny nam czas na wykonanie zadania lub projektu. Nakładające się projekty o sprzecznych terminach powodują poczucie chaosu i pośpiechu – a w takich warunkach pomyłki są pewne.
Rozwiązanie: Oceń czas poświęcony na każde zadanie w swoich projektach korzystając z odpowiednich metodologii (więcej znajdziesz tutaj i tutaj. )Upewnij się, że osoby współpracujące będą mogły poświęcić Ci odpowiednią ilość czasu. W czasie sezonu sprzedaży raczej nie licz na zaangażowanie i pomoc ze strony handlowców. Sprawdź, czy nie pokrywają się różne projekty i terminy. Na wszelki wypadek dopasuj swoje terminy.
Brak zmian, tak zaplanowaliśmy więc tak działamy!
Przez cały cykl życia projektu marketingowego możesz uczyć się, co działa, a co nie. Przez cały czas warto identyfikować procesy i przepływy pracy, które muszą ulec zmianie, aby kolejny projekt zakończył się sukcesem. Na przykład może się okazać, że przepływ pracy związany z uruchomieniem nowej kampanii marketingowej ma tylko jednoetapowy proces zatwierdzania — tymczasem dwuetapowy proces zatwierdzania zagwarantowałby większą jakość wszystkich składników kampanii. Aby pomóc w zainicjowaniu tej zmiany, warto dokumentować procesy i nanosić na nie zmiany.
Zespół jednak nie zawsze jest otwarty na tę zmianę. Zmiana zachowania jest trudna, nawyki trudno przełamać. Aby Twoje ulepszenia naprawdę się utrzymały i miały pozytywny wpływ na Twoje projekty, potrzebujesz wsparcia i zaangażowania swojego zespołu w zmiany. Narzędziem pomocnym w tym przypadku jest metodologia Message House.
Rozwiązanie: Kontroluj i udokumentuj procesy. Zaangażuj zespół w projekt tak, by się z nimi identyfikowali. Nie jest to łatwe, ale przy odpowiedniej wiedzy i umiejętnościach przestaje być tylko pobożnym życzeniem.
Marketing musi być kreatywny i elastyczny, więc nie ma sensu planować!
Jak mówi powiedzenie: „Niepowodzenie w planowaniu to planowanie niepowodzenia”. Muszę się przyznać, że sam długo nie wierzyłem, że kampanie marketingowe można zarządzać jak projektami dopóki nie zacząłem robić projektów Interim Managera dla firm z branży IT. Firmy IT są mistrzami w planowaniu projektów!
Czasami menedżerowie projektów marketingowych nie otrzymują wszystkich informacji potrzebnych do dokładnego zaplanowania projektu. Czasem planują najlepszy scenariusz i zapominają o tworzeniu planów zapasowych. Jasno określ wymagania dotyczące projektu, planuj obchodzenie potencjalnych przeszkód, angażuj innych interesariuszy i upewnij się, że planowanie odbywa się przed rozpoczęciem.
Rozwiązanie: Nie rozpoczynaj projektu, dopóki nie zdobędziesz pełnej informacji niezbędnej do jego zaplanowania. Poproś o informacje, których może brakować. Utwórz plan zapasowy, zaplanuj poduszki czasowe.
Im większa trudność, tym większa chwała
„Im większa przeszkoda, tym większa chwała w jej pokonaniu”. – Jean-Baptiste Poquelin (alias Molier)
Przeszkody. Bariery. Wyzwania. Niedoinformowanie. Jakkolwiek chcesz je nazwać, są faktem w życiu i pracy. Bez względu na to w jakiej firmie pracujesz, w końcu się z nimi zetkniesz. Pewnie częściej i szybciej w mniejszych firmach niż w korporacjach – jest swego rodzaju paradoks. Zarządzanie projektami marketingowymi niemal gwarantuje, że natkniesz się na pięć powyższych barier, ale jest ich znacznie więcej.
Potrzebujesz więcej wskazówek, jak tworzyć efektywne procesy i żonglować kilkoma projektami marketingowymi? A może chcesz byśmy wspólnie zaprojektowali ważny dla Ciebie projekt marketingowy? Chętnie podzielę się z Tobą na warsztatach swoją wiedzą i doświadczeniem.
